Tu znajdziesz wszystko o fakturowaniu co powinieneś wiedzieć!

Faktura to dokument, który zna każdy przedsiębiorca. Jednak dla osób dopiero wkraczających w świat biznesu faktura i proces jej wystawiania rodzi wiele pytań i wątpliwości. Często jest wynikiem zawiłych procedur i niejasnych przepisów. Ich nieznajomość nie zwalnia jednak z przestrzegania prawa. Jakie są najważniejsze uwarunkowania prawne względem fakturowania? Co warto o nich wiedzieć?

Kto może wystawiać faktury?

Do wystawiania faktur nie jest zobligowany każdy przedsiębiorca. Co więcej, niektórzy nie są do tego upoważnieni. Tymi dokumentami księgowymi rozliczać mogą się jedynie:

• zarejestrowanie podatnicy VAT czynny,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu,
• podatnicy zwolnieni z VAT bez względu na to, czy dokonał w US rejestracji na druku VAT-R, czy też nie.

Dlaczego wystawia się faktury?

Konieczność wystawiania faktury wynika z obowiązku rejestrowania wszystkich zdarzeń gospodarczych. Zgodnie z prawem przedsiębiorca musi udokumentować zarówno zakup, jak i sprzedaż. Na podstawie faktur przychodowych i dochodowych można obliczyć kwotę będącą różnicą przychodu a kosztów biznesu – z niej trzeba się rozliczyć i zapłacić od niej podatek dochodowy.

Wystawioną lub otrzymaną fakturę należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów - stanowi ona dowód księgowy. Aby móc skorzystać z łatwego rozliczania dokumentów księgowych, warto zainwestować w program do wystawiania faktur.

Jakie są formy faktury?

Prowadząc własną działalność, ma się do czynienia z kilkoma rodzajami faktur. Jedne wystawia się częściej, inne tylko okazjonalnie. Mimo to warto wiedzieć, czym charakteryzują się poszczególne dokumenty księgowe i w jakich sytuacjach należy je wystawiać. Oprócz najpowszechniejszej faktury VAT końcowej (sprzedaży), przedsiębiorca może też spotkać się z:

• fakturą proforma – nie jest ona dokumentem księgowym i nie musi być uwzględniana w kosztach; wystawia się ją klientowi, aby mógł dokonać przedpłaty za towar czy usługę; jeśli ta przedpłata zostanie opłacona, to należy potwierdzić to fakturą VAT i to ona jest uwzględniana w trakcie rozliczeń;
• fakturą zaliczkową – wystawia się ją, jeśli klient wpłaca zaliczkę przed wykonaniem zlecenia lub otrzymanie towaru; po zrealizowaniu całości wystawia się fakturę końcową, a kwotę na niej zmniejsza się o wpłaconą wcześniej zaliczkę;
• fakturą korygującą – wystawia się ją, kiedy na wcześniejszej fakturze popełni się błąd i chce się go skorygować.

Faktura dla osoby fizycznej – czy trzeba wystawiać?

Dla przedsiębiorców będący VAT-owcami wystawianie faktur dla firm, z którymi współpracują, jest obowiązkowe. Zdarzyć się może jednak, że usługę czy towar nabędzie osoba prywatna, która nie prowadzi działalności gospodarczej.  W takich sytuacjach fakturę VAT imienną wystawia się na prośbę klienta. Na tym dokumencie nie trzeba zawierać wszystkich standardowych danych wymienianych przez ustawę VAT. Nie umieszcza się na niej m.in. numeru identyfikacji podatkowej nabywcy.

Co jeszcze trzeba wiedzieć o fakturach i fakturowaniu? 5 ważnych informacji

1. Faktury muszą być numerowane w taki sposób, aby każda z nich miała swój niepowtarzalny numer.
2. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię sprzedawca pozostawia dla siebie i przechowuje ją przez 5 lat, licząc od końca roku, którym ją wystawiono.
3. Jeśli klient zgubił otrzymaną fakturę. Sprzedawca ma prawo wystawić mu nową na podstawie posiadanej kopii, jeżeli tylko umieści na nowym dokumencie słowo DUPLIKAT.
4. Kwoty wykazywane na fakturze zaokrągla się do pełnych groszy.
5. Faktury wystawione w ramach zakupu paliw, gazu czy oleju napędowego, wlewanych do baku, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Program do wystawiania faktur od wfirma.pl to narzędzie, które zaoszczędzi twój czas!